La gouvernance
Les projets digitaux ne sont jamais simples. En tous les cas, c'est ce que l'on a coutume d'entendre dire...
Faire fonctionner une équipe mutualisée au service de plusieurs associations ayant des activités différentes et des enjeux parfois divergents, c'est à la fois simple et compliqué.
Cela implique une gouvernance particulièrement soignée. Cette page en décrit les grandes lignes.
Le fonctionnement d'Osquad est très largement inspiré des méthodes agiles et de la sociocratie.
Les clients sont des associations qui font appel aux services de la coopérative mais qui ne sont pas montées au capital. Il s'agit souvent d'organisations qui sont en attente d'une validation de leur projet digital mais qui souhaitent déjà en préparer les bases.
Les membres sont les associations qui participent au capital de la coopérative (apport initial) et qui siègent au sein de l'Organe d'Administration.
L'équipe des explorateurs assure la collecte et la cartographie des besoins.
L'équipe des développeurs assure la mise en place des fonctionnalités demandées.
Le bureau est une équipe réduite de 4 personnes qui assure le fonctionnement de la coopérative au quotidien. La nomination des membres du bureau se fait pour une durée d'un an, par élection sans candidat.
L'agora est l'espace où se traitent les points qui n'ont pas pu être traités ailleurs, ainsi que certaines décisions plus engageantes. Elle se réunit une fois par mois. Chaque organisation membre y délègue deux personnes.
Un comité de pilotage veille au grain et joue le rôle d'observateur (et parfois de fusible). Ce comité de pilotage est constitué par élection sans candidat au sein de l'assemblée générale. Il se réunit une fois par trimestre et à la demande, lorsqu'une situation l'exige.
L'assemblée générale rassemble les explorateurs, les développeurs et toutes les personnes siégeant à l'OA des organisations membres. Elles se réunit une fois par an.
Chaque membre participe aux séances d'exploration, qui peuvent être individuelles ou mutualisées. Ce travail d'exploration est plus important en début de projet, pour ensuite se stabiliser en mode "amélioration continue". Ces réunions se planifient donc de manière récurrente et prévisible, à un rythme adapté aux enjeux et à la disponibilité de chaque organisation.
Une réunion de planification de sprint se tient toutes les deux semaines. Elle réunit les explorateurs et les développeurs. Les participants à l'agora y sont invités comme observateurs. A l'issue de cette réunion, des objectifs de sprint sont arrêtés et communiqués aux membres: il y a un objectif de sprint spécifique pour l'ensemble des développements mutualisés + un objectif de sprint spécifique pour chaque membre.
Une revue de sprint se tient au terme de chaque itération. Les participants à l'agora y sont invités pour y accuser réception des fonctionnalités qui y sont mises à leur disposition. Un quorum de 50% des organisations membres y est requis.
Une rétrospective rassemble une fois par mois les explorateurs, les développeurs et les participants à l'agora (quorum de 50% minimum). Cette rétrospective tient lieu de réunion de l'organe d'administration.
Une réunion de pilotage se tient tous les 3 mois. Deux explorateurs et deux développeurs y sont présents, et chaque organisation membre y délègue un représentant. Le comité de pilotage y travaille sur la raison d'être de la coopérative (vision, mission et stratégie).
La fixation des priorités aiguillant l'effort de développement (= la feuille de route) se fait en évaluant plusieurs dimensions, notamment :
- la valeur contributive de la fonctionnalité demandée,
- son potentiel de mutualisation,
- sa proximité avec le standard Odoo,
- le niveau d'effort requis pour la mise en place,
- la complexité ajoutée en cas d'upgrade.
Les autres décisions se prennent au sein des cercles concernés. Le mode de prise de décision par défaut est par consentement. Le comité de pilotage peut être sollicité pour intervenir en cas de blocage (arbitrage, médiation ou simple facilitation).
L'ensemble des besoins des membres et des clients est consolidé dans le backlog, qui fait l'objet d'un travail permanent de maturation et de mise en perspective par les explorateurs.
La feuille de route permet d'anticiper la mise à disposition de nouvelles fonctionnalités à un horizon de 3 à 6 mois. Elle est ouverte aux membres et est ajustée à chaque rétrospective.
Toutes les deux semaines, les développeurs documentent un objectif de sprint, y reprenant la liste des fonctionnalités qui seront livrées au terme du sprint.
Les fonctionnalités livrées en fin de sprint sont ajoutées dans un pot commun disponible pour l'ensemble des membres. Lorsqu'un développement a été réalisé aux frais d'un membre en particulier, son utilisation par d'autres donnent lieu à une rétribution en faveur de l'organisation qui en a financé le développement.
Les fonctionnalités mises à disposition sont décrites dans le manuel d'utilisation.